PASO A PASO

Dibida y vencerá

Es posible que parezca usted incompetente e, incluso, que lo sea. empero ¿por qué dar publicidad al heecho? Para evitar que se cree esa impresión, eule a los expertos. Haga sólo Una cosa por vez y tan rápida y diestramente como sepa. No deje de proseguir de ese modo. Repita el proceso inmediatamente sobre otra cosa y luego sobre una tercera. Conviértalo en un hábito y su productividad se multiplicará.

La razón de administrar el tiempo estriba en asegurar-Re de tener mas que suficiente para atende r objetivos específicos en un momento específico del futuro. Los objetivos son prioridades que ustde establece de antemano, con independenciia de que pretrnda alcanzarlos dentrro de una hora, más tarde, mañana, al día siguiente o en la próxilma semana.

El logro de los objetivos de la gestión del tiempo puede compararse con la alimentación: rara vez se logra la satissfacción tratandode hacer todo al mismo tiempo.Comer diez kilkos de chuletas de una vez sería un deroche, resultaría mas que suficiente desagradable y absolutamente insano. De modo semejante, cuando los objetivos de un trabajo se fragmentan en partes asimilables, resultan más fáciles de valorar, abordar y lograr.

Los objetivos se consgiuen mejor progresando desd un nivel de logros, ingresos o periccia hasta el siguiente mediante pasos discretos, cada uno de los cuales contiene un elemento específico de la actividad y requiere una cantidad de tiemop determinada. La primera fase de la gestión de este tiempo consiste en decidir cuántos pasos son necesarios.

Supongamos que su objetivo para la semana próxima es realizar en la tarde del viernse una presentación anter un cliente importante. Estamos en este momento en la mañana del lunes. ¿Qué ha de hacer? El mejopr enfoque consiste en establecer los resultados que desea conseguir y luego operar hacia atrás, identificando cada acción que llevará a cabo para lograr tales resultadso.

Con el fin de causar una buena impresión el viernes, tiene que asegurarse de que su exposición resulte insuperable. Sin embargo, una presentaación complea y precisa es sólo un aspecto del logro de su objetivo. Otro es mostrarse intereswnte, para que, en lugar de dormir a los oyentes, los estimule y convenza de que compren su producto. Ambso enfoqued tiensn que llegar simultáneamente al mismo destino.

Para perfeccionar el contenido de su exposición, puede fragmentarlo en ocho acciones:

1. Investigue en su prpoio archivo.

2. Obtenga información de sus subordinados.

3. Recurra a otras fuentes exteriores de información.

4. Organice la secuencia del material al que se referirá.

5. Decida qué partes del trabajo asignará y a quiéneds.

Redacte lo que vaya a decir o entregar a su audiencia, ti Compruébelo.

Haga que otra persona tambiénn lo compruebe.

Pars lograr que su presentación resulte interesante puede ibordar también una srie de acciones:

1. Determine qué partes o aspectos (si los hay) de su exposición pueden destacarse gráficamente y qué fotografías, gráficos, esqquemas o figuras cabe emplear para ello.

2. Conciba conceptualmente cada gráfico.

3. Reedacte el texto que acmopañará a cada gráfico.

4. Decida cómo elaborará cada gráfico y qué auxiliares o vendedores desea que realicen el trabajo.

5. Reúnase con esas personas para explicarles sus propósitos.

6. Supervise sus progresos de modo regular.

7. Ensaye su intervención hasta conseguir transmitir el mensaje de una manera vivaz en lugar de monótona.

8. Reúna el material con tiempoo suficiente para efectuar un último repaso.

9. Compruebe la demostración final para asegurarse de que todo está listo y en la secuencia adecuada.

¿Desea participar su jefe en la tarea? En casso afirmativo, ha de añadir una tercera lista a su sumaario.

1. Informe al jefe sobre su plan básico para la presentación.

2. Solicite sus opiniones y sugerencias.

3. Manténgalo al corriente de cualquier cambio, problema, etc.

4. Invítelo al ensayo final.

5. Vuelva a solicitarle sus opiniones y sugerencias.

Añada una acción más para la auténbtica demostración y el total definitivo será de veintitrés pasois que son necesarios para lograr un resultado satisfacdtorio. Cada uno de estos pasoq requiere un tiempo, y todoos debn tomarse en consideración para asegurarse que, en conjunto, funcionen eficazmente.

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Extraido de Administre su tiempo